Instituto Polit�cnico Nacional
Instituto Politécnico Nacional
"La Técnica al Servicio de la Patria"

Boletín No. 83
1o. de marzo de 2021




Las organizaciones que aprenden en el sector público local en México

 

Alvarado-López, Manuel Gerardo
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Acosta-Gonzaga, Elizabeth

Instituto Politécnico Nacional
Unidad Profesional Interdisciplinaria de Ingeniería y Ciencias Sociales y Administrativas

 

Resumen

En este artículo primeramente revisaremos a las organizaciones que aprenden y cómo se desarrollaron históricamente, posteriormente veremos sus beneficios y componentes, citando ejemplos, para terminar con una propuesta en el sector público y revisar los retos de la implantación de la organización que aprende en la organización pública local en México.

Palabras Clave: Sistemas de Información, Organización que Aprende, estructura organizacional.

 

Abstract

In this article, we will first review the learning organizations and how they developed historically, later we will see their benefits and components, citing examples, to end with a proposal in the public sector and review the challenges of the implementation of the learning organization in the local public administration in Mexico.

Keywords: Information Systems, Learning Organizations, organizational structure.

1. Introducción

La humanidad ha pasado por diferentes momentos históricos, cada que nos aproximamos a un cambio de paradigma, es decir, a las maneras de ver el mundo y de interactuar con él, nos referimos a un cambio de época. Actualmente no solo estamos en un cambio de época, vivimos una época de cambio. Las organizaciones han seguido históricamente diversos modelos y paradigmas en su organización (Gordillo Mejía et al., 2013, pp. 30-33) , sin embargo por las condiciones actuales (de cambio) pareciera que una solución a los problemas asociados a estos cambios en las organizaciones actuales es “la organización que aprende” (Saadat and Saadat, 2016, p.7), la explosión de la utilización de redes sociales virtuales comerciales (facebook, twitter, instagram, youtube, etc.), ha hecho pensar a muchas organizaciones la posibilidad de emigrar rumbo a su utilización como un medio efectivo para que las organizaciones se conviertan en organizaciones que aprenden (Qi and Chau, 2017).

El uso del término “organización que aprende” no es para nada nuevo (Garvin, 1993) se remonta a los años 90, desde entonces se define como una organización que tiene la capacidad de crear, adquirir y transferir conocimiento y modificar su comportamiento para reflejar ese nuevo conocimiento y sus implicaciones, sin embargo su aplicación considerando los avances tecnológicos de esta época de cambio apunta a que la utilización de Sistemas de Información o Sistemas Informáticos puede acelerar y apoyar la instauración de una Organización que Aprende.

Todas las conclusiones señalan que para lograr una verdadera “organización que aprenda” es necesario modificar la cultura y el ambiente organizacional (Tortorella, Vergara, Garza-Reyes, and Sawhney, 2020, p. 291) es decir, que los factores socioculturales son determinantes para lograr el aprendizaje en la organización.

La forma y estructura organizacional resulta vital para que una organización tenga capacidad de innovación y transite hacia convertirse en organización que aprende, luego de un estudio de más de 250 organizaciones (Howard, Flores and Hambleton, 2015) se puede concluir con evidencia empírica las implicaciones de la organización estructural para lograr adaptarse al cambio y aprender.

Uno de los mecanismos que tenemos más inmediatos para lograr que las Organizaciones aprendan es implementar correctamente las tecnologías de la información mediante la llamada Industria 4.0 y así lograr una implementación continua que permita asimilar rápidamente los aprendizajes.

El término Industria 4.0, nos hace una referencia a la cuarta revolución industrial, relacionada con la información, el conocimiento y el auge de lo digital, en donde se incrementa el uso de la automatización en la industria de la manufactura a través de la integración de tecnologías como Sistemas Cyber-Físicos (CPS), Internet de las cosas (IoT) y Computación en la Nube, está interconección nos permite hacer más flexibles los procesos, obtener grandes cantidades de datos e incluso hacerlo en tiempo real.

En Brasil se propone utilizar las tecnologías de la Industria 4.0 para lograr la organización que aprende y mejorar el rendimiento de las operaciones (Tortorella, Vergara, Garza-Reyes, and Sawhney, 2020) y se propone validar los resultados (135 empresas manufactureras), repitiendo su experimentación en otros países con una fuerte base económica manufacturera y que se encuentren en vías de desarrollo, como lo son el caso de México y China, ya que los resultados serán más fiables a que si se realizara la experimentación en naciones desarrolladas como Alemania, Reino Unido o Estados Unidos.

Otro estudio relevante acerca del logro de una organización en su rumbo a convertirse en una organización inteligente es verificar el mejor modelo de aprendizaje que mejore las capacidades de Aprendizaje Organizacional, OL por sus siglas en inglés (Organizational Learning) el resultado es que la mejor manera de lograr una organización que aprende es a través de una experiencia de aprendizaje enriquecido que incluye un modelo mixto y mezclado de aprendizaje en línea, cara a cara (Caporarello, Manzoni, and Trabelsi, 2019), esto según la evidencia, trae consigo la satisfacción de los colaboradores, y por el otro lado, logra que la organización que aprende tenga impacto positivo efectivo en el rendimiento de negocio (Domínguez Escrig, Mallén Broch, Lapiedra Alcamí and Chiva Gómez, 2019)

2. Sistemas de información en las organizaciones que aprenden

Los sistemas de información transforman a las organizaciones de tal forma que se han vuelto esenciales para operar y administrar organizaciones lucrativas en la actualidad, sirven para detectar y responder con rapidez a la demanda cambiante de los clientes, reducir inventarios a los niveles más bajos posibles y lograr niveles más altos de eficiencia operacional (Laudon et al., 2016).

Un sistema de información se puede definir como componentes interrelacionados que recolectan, procesan, almacenan y distribuyen información para servir de apoyo a los procesos de toma de decisiones y establecer el control en una organización, sus funciones se dividen en las entradas, el procesamiento y las salidas, en la parte del procesamiento a través de la probabilidad estadística (Anjaria, 2020) propone un marco formal de negación (el cómo no funcionan, no son o no hacer los diversos procesos en una organización de acuerdo a resultados y aprendizajes previos constituyen una gran fuente de aprendizaje en una organización) para permitir a la organización que aprende, realizar el aprendizaje aprovechando incluso la incertidumbre, la inestabilidad, la aleatoriedad y el caos, de una manera controlada, como podemos observar los sistemas de información constituyen un elemento esencial para lograr que una organización verdaderamente se convierta en una organización que aprende.

Hay una interdependencia cada vez mayor entre la habilidad de una empresa para usar la tecnología de la información y su destreza para implementar estrategias y lograr los objetivos corporativos, al ser los objetivos graduales y mejorables, el ciclo de Deming de la calidad puede ser un enfoque adecuado para alcanzarlos y es por ello que actualmente el Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) es la metodología más usada para implantar un sistema de mejora continua. (Bessant et al., 1994)

Los activos complementarios conocidos como capital organizacional y administrativo son esenciales para asegurar que los sistemas de información proporcionen un valor genuino para las organizaciones (Laudon et al., 2016), estos son la cultura organizacional de apoyo, que aprecia la eficiencia y la eficacia, un modelo de negocios apropiado, procesos de negocios eficientes, autoridad descentralizada, derechos de toma de decisiones distribuidas, y un sólido equipo de desarrollo de Sistemas de Información, por citar algunos.

Actualmente las disciplinas académicas que se utilizan para estudiar los sistemas de información se clasifican en técnicas y del comportamiento; contribuyen cada una a la comprensión de los sistemas de información, en las técnicas podemos enumerar la ciencia de la administración, la informática y la administración de operaciones, y en las de comportamiento a la psicología, la economía y la sociología (Laudon et al., 2016).

Los componentes de un sistema de información son de administración, de organización y tecnología, en la parte de la organización una de las metodologías de comportamiento que se puede incorporar a las organizaciones que aprenden es la “historia de innovación” (Howard, Flores and Hambleton, 2015) como una alternativa al caso de estudio o historia de usuario.

3. Organizaciones que aprenden en el sector público

Los marcos de trabajo y metodologías nos ayudan a mantener organizaciones flexibles y posibilitadas a aprender, en los últimos años metodologías esbeltas o ágiles se han implantado en la industria del desarrollo de los sistemas de información, lean manufacturing, kanban, scrum o incluso Growth Hacking que busca que con el mínimo esfuerzo y gasto, lograr crecimiento; o como es el caso de las ágiles lograr adaptarse al cambio.

Estas metodologías incorporan la reunión de retrospectiva como un espacio para recuperar las lecciones aprendidas en la organización en un ambiente que no suponga presión extra para los colaboradores sino espacio para el crecimiento y la mejora, sin enfocarse en los “que”, en los “culpables” y en vez de ello buscar responder al ¿cómo mejorar?

En la administración pública en México, impera un ambiente de no reconocer errores, ocultarlos o de cubrir fallas, lo que dificulta que las organizaciones aprendan, así mismo la constante rotación de los altos mandos, debido a los relevos de los cargos de elección popular limitan la formación de una organización que aprende.

La innovación para mantener el reconocimiento de los servidores públicos electos, sirve de aliciente para que busquen utilizar tecnologías en el paraguas de la Industria 4.0 como Internet de la Cosas, Análisis de grandes bases de datos (Big Data), Blockchain o Machine learning (Yadav et al., 2020), es por este medio que podemos lograr transitar hacia la organización en que aprende en el sector público.

4. Limitaciones de las organizaciones públicas locales

Las limitaciones de las organizaciones no se limitan al ámbito presupuestal, pues si bien los sistemas de información representan un gasto inaccesible para los techos presupuestales de las localidades y órganos pequeños, en el pasado se han implementado organizaciones que aprenden incluso sin hacer uso de las tecnologías de la información.

En el sector público local existen importantes barreras legales, es decir los marcos normativos, las leyes y principalmente los reglamentos, que no tienen contemplado un ciclo de mejora y de incorporación de aprendizajes o lecciones aprendidas

Además, también en el sector público las limitantes culturales son las barreras más difíciles de romper (en cualquier organización), inercias procesales donde el argumento es “siempre se ha hecho así”, monolitos administrativos (trámites largos y burocracia), desconocimiento de herramientas, pero sobre todo voluntad para eficientar recursos y tiempos.

Por último, la más grave, que, aunque forma parte las culturales, merece por su relevancia, tratamiento separado que es la vulneración de intereses económicos particulares y de grupo si se modifican las condiciones actuales que suponen un privilegio en cuanto a acceso a oportunidades, lo cual es inaceptable considerando que los bienes de las organizaciones públicas son públicos.

Recordemos que las organizaciones que han implementado procesos de mejora continua han logrado generar importantes ahorros en gasto que superan la inversión en activos complementarios.

5. Conclusiones

Los retos para lograr que las organizaciones del sector público local en México son enormes, pero no insalvables, la manera de lograr esta transformación, más que reforzar el marco jurídico y organizacional se debe lograr desde el cambio en la mentalidad de los servidores públicos, no se trata exclusivamente del impacto al gasto sino de la conciencia colectiva de sus beneficios para el logro de resultados y el aprovechamiento de los recursos siempre escasos e insuficientes.

No perdamos de vista el desarrollo acelerado de la Industria 4.0 pues el uso de sistemas de información sofisticados si bien supone un desembolso inicial alto, su desarrollo colaborativo y compartido puede ser una solución para romper las barreras de entrada que evitan su utilización.

Según autores como Gordillo Mejía y Laudon, el cambio de paradigma organizacional supondrá sin lugar a dudas el cambio más determinante para lograr que las organizaciones locales del sector público transiten hacia los beneficios de la organización que aprende.

Los acelerados cambios externos actuales, económicos, sociales, culturales y generacionales, deben ser una provocación para que los colaboradores de las distintas organizaciones tanto públicas como privadas, ejerzan presión para poder migrar con rumbo a una organización que aprende. Este ambiente hace más fácil la evolución gracias a los aportes de la informática y los sistemas de información, que se enfocan en contribuir a superar las barreras organizacionales para que el cambio suceda desde la base, que es donde los cambios se hacen más palpables, y donde efectivamente supondrán un avance en el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización.

6. Referencias

  1. Gordillo Mejía, A., Licona Padilla, D., & Acosta Gonzaga, E. (2013). Desarrollo y aprendizaje organizacional mediante el uso de TIC´s (2nd ed., p. 180). Trillas.

  2. Saadat, V., & Saadat, Z. (2016). Organizational Learning as a Key Role of Organizational Success. Procedia - Social And Behavioral Sciences,230, 219-225.
    https://doi.org/10.1016/j.sbspro.2016.09.028

  3. Bessant, J., Caffyn, S., Gilbert, J., Harding, R., & Webb, S. (1994). Rediscovering continuous improvement. Technovation, 14(1), 17-29.
    https://doi.org/10.1016/0166-4972(94)90067-1

  4. Qi, C., and Chau, P. Y. K., (2017). Will enterprise social networking systems promote knowledge management and organizational learning? An empirical studyJournal of Organizational Computing and Electronic Commerce28(1), 31–57. doi: 10.1080/10919392.2018.1407081

  5. Tortorella, G. L., Vergara, A. M. C., Garza-Reyes, J. A., and Sawhney, R (2020). Organizational learning paths based upon industry 4.0 adoption: An empirical study with Brazilian manufacturers. International Journal of Production Economics, 219, 284–294. doi: 10.1016/j.ijpe.2019.06.023

  6. Caporarello, L., Manzoni, B., and Trabelsi, L., (2019). (Digital) Learning Models and Organizational Learning Mechanisms: Should Organizations Adopt a Single Learning Model or Multiple Ones?179–191. doi: 10.1007/978-3-030-23665-6_13

  7. Laudon, K.,Laudon, J., Vidal Romero Elizondo, A., & Solares Soto, P. (2016). Sistemas de información gerencial. Pearson Educación.

  8. Garvin, D. (1993). Building a learning organization. Journal Of Applied Manufacturing Systems, 9(2), 15-27. Retrieved from
    https://hbr.org/1993/07/building-a-learning-organization.

  9. Yadav, G., Kumar, A., Luthra, S., Garza-Reyes, J., Kumar, V. and Batista, L. (2020). A framework to achieve sustainability in manufacturing organisations of developing economies using industry 4.0 technologies’ enablers. Computers in Industry,122, p.103280.

  10. Domínguez Escrig, E., Mallén Broch, F., Lapiedra Alcamí, R. and Chiva Gómez, R. (2019). How to enhance radical innovation? The importance of organizational design and generative learning. Review of Managerial Science14(5), pp.1101-1122.

  11. Anjaria, K., (2020). Negation and entropy: Effectual knowledge management equipment for learning organizations. Expert Systems with Applications157, p.113497

  12. Howard, J., Flores, A. and Hambleton, R. (2015). Evaluation as the Co-Construction of Knowledge: Case Studies of Place-Based Leadership and Public Service InnovationCase Study Evaluation: Past, Present and Future Challenges, pp.207-227.